意外と知らないメールのマナー
言わずと知れた電子メール。最近では携帯電話でもほとんど標準装備のような感じで使われています。私はメールというとパソコンのメールと思っているので、携帯メールの文字数制限とかがうざったくして仕方ないんですが、まわりの同級生をみまわすとメールといったらまず携帯メールを言うらしくて、ちょっと意識のギャップを感じてしまいます。
そんな話はさておき、パソコンメールの積極的な活用法です。パソコンメールの良いところはなんと言っても受け取ったデータをコピー＆ペーストで二次利用できることでしょう。ファイル添付の形で様々なデータをやりとりできるのも携帯メールにはない便利な機能です。
たとえば学校に提出するまえのレポートを、添付ファイルの形でそのまま友達に送ることもできます。共同作業で制作するレポートなら、顔をつきあわせなくても家にいながら作業を進めることができますし、「レポートの提出期限が間に合わない！ 参考に見せて」ということも可能なわけです。看護学校は忙しいので、そうやって友達と協力しながらことを進めていくのはけっこう重要なことです。
《ＨＴＭＬメールは使わない》
メールを使う上で、いくつか注意が必要です。まずは大原則―、「ＨＴＭＬメールは使わない」。
Windows ユーザだと最初からパソコンに組み込まれている Outlook Express というマイクロソフト社のメールソフトをそのまま使っている人が圧倒的に多いんですが、そのメールソフトの標準モードがＨＴＭＬ形式になってしまっているんですね。
説明が遅れましたが、ＨＴＭＬメールというのは、表示される文字の色や大きさを変えることができるタイプのメール形式。これがなんでいけないかというと、いろいろあるんですが、まず受け取る側のメールソフトの種類によっては、正しく表示することができないということ、また何よりセキュリティーホールとなってウィルスに感染する可能性が高くなるからです。
マイクロソフトの Outlook がこれを標準（デフォルト）にしてしまったのは勇み足としか言いようがなく、かなり迷惑な話です。ＨＴＭＬメールはファイル添付の形で送られてくるので、私が使っている Becky というソフトでは、表示されるまでにすこしタイムラグがあって、しかもファイルの保存形式が異なるので、あとで検索をするときもめんどうくさい。
これなんかはまだいい方で、メールソフトによってはＨＴＭＬのタグという余分な情報が文字列の間に表示されてしまって、本文が読みにくいことこの上ないということもあります。それにウィルスのセキュリティホールにもなる場合もあるから困ったもの。
Windows の、しかも Outlook がメールソフトのすべてであるかのような態度はおごり高ぶった考えで、実際は個人ユーザ、なかでも特に医療関係者はMacを使っている人が少なくありませんし、理工系の人なら Unix や Linux ユーザも少なくありません。メールソフトも新旧共々千差万別。
だからインターネットの世界ではメールはなんの装飾もないシンプルテキストを使ったものが原則になっています。まあ、友達同士で表現性を増すために使う分には構わないですけど、初対面の人や、メーリングリストへの投稿などでＨＴＭＬ形式を使うと間違いなく迷惑がられます。
だからまずはアウトルックの設定を変更して、テキストメールに切り替えましょう。
Outlookのメニューバーから［ツール］ >>> ［オプション］、送信タブをクリック、下の方にある［メール送信の形式］をHTML形式からテキスト形式に変えればＯＫです。
《機種依存文字を使わない》
文字コード問題って聞いたことあるでしょうか？ パソコンで表示される文字というのはすべて背番号のような「文字コード」と呼ばれるもので管理されています。ところがこの文字コードには何種類かあってちょっと混乱気味なのです。
細かい話は語りだしたらキリがないのですが、現実的な問題でいいますと、マッキントッシュとウィンドウズで使える文字が違うということがあります。機種依存文字といって、ウィンドウズでしか使えない文字というのがあるのです。メールやフロッピーを使ったデータ交換で、その文字をマックで表示させようとすると「文字化け」が起きてしまいます。そんなわけで、一般にメールやホームページ用のＨＴＭＬ文書などでは機種依存文字はタブーとされています。まあ、相手がウィンドウズだとわかっていれば、大丈夫だと思いますけど、一般的なマナーとして覚えておいたほうがい意でしょうね。
下の一覧表にあるのがウィンドウズ固有の機種依存文字です。よく使いそうなローマ数字や丸付きの数字なども含まれていますのでご注意を。
あと半角のカタカナも文字化けするので使用厳禁です。
また、蛇足ですが、もし外国へ英文のメールを書く場合は、必ず半角の英数字を使ってくださいね。英数字には全角と半角があって紛らわしいのですが、全角英数字は日本語フォントに付属するものなので、日本語フォントがインストールされていない相手のパソコンでは表示できません。半角で書けば、英語に限らずどんな国のパソコンでもちゃんと表示できるはずです。
《添付ファイルは圧縮してから送る》
パソコンメールの便利なところは、写真やワープロや表計算で作ったファイルをそのままメールに添付して送れるところ。共同作業でレポートを書く場合など、とても便利です。しかしその際に注意しなければならないのは、なるべく「圧縮」してから送るということ。圧縮ってなに？ という人は別の項目で説明しているのでそちらをご覧下さい。
なんで圧縮しなければいけないのかというと、理由は単純で、圧縮してファイルサイズを小さくすれば転送時間が短く済むからです。テレホーダイやフレッツISDNなどのサービスを使っているのでないかぎり、インターネットに接続している間は分単位で電話代が加算されていきます。だから送る方も受ける方にもデータ容量は小さければ小さい方がいいわけです。
圧縮解凍ソフトはインターネット上のフリーソフトとして、多数公開されていますので、どれでも気に入ったものを使っていいと思います。圧縮方法には実はいろいろな種類があるのですが、日本でもっとも一般的なのはＬＺＨ方式といわれるもの。ファイル名の語尾（拡張子といいます）が****.lzhとなっているファイルがそうです。この形式なら、まずWindowsでもMacでもUnixでも間違いなくどんな圧縮解凍ソフトでも展開できます。その他、展開するのにパスワードを設定できるＺＩＰ形式もよく使われています。
普通のワープロファイルなんかでも圧縮してやればファイルサイズは半分くらいにはなります。数ページのレポート程度だったら直接送ってもそれほど問題ないのですが、これが図入りだったり数十ページの文章ファイルともなると、メールを送信し終わるまでに数分以上かかったりして、圧縮するしないの違いがはっきり出てきます。
一般的にメールで気軽に添付して構わないとされるファイルサイズは50キロバイトくらいと言われています。Jpg形式の写真ファイルで、72dpiの解像度で原寸大1枚くらいでしょうか。このサイズを越える場合は必ず圧縮しましょう。
それでも50キロバイトを越える場合、100キロバイトくらいまでは、まあ許せるかなとも思いますが、受信する側の都合もありますから、事前にファイルサイズを知らせて、添付で送っていいか確認してから送信するのがマナーです。
メガ単位のファイルを予告なしに添付で送るのは、マナー違反を越えて、メール爆弾と呼ばれますから、ご注意を。ワープロや表計算ソフトで作ったファイルならそんなことはあまりありませんが、ファイルサイズが大きくなりがちな画像ファイルや動画ファイルは要注意です。
《BCC,CC,TOを使い分ける》
タイトルを見て、なんのこと？ って思った人も多いと思いかもしれません。ここで書こうとしているのはメールの宛先の指定方法についてです。
ふつうに友達にメールを送ろうと思ったら、メースソフトの作成画面で「宛先」（もしくは"To:"）という欄に友達のメールアドレスを書きますよね？ ふつうはそれでいいのですが、たとえばたくさんの人に一斉に同じメールを流したい場合どうしていますか？ 宛先欄にカンマで区切って、複数の人を指定できるのですが、そんな方法を使っていませんか？ これだとメールを受け取った人には、宛先欄が丸見え。自分と同じメールを誰が受け取ったのかわかってしまいます。親しい友達同士ならいいのですが、場合によっては直接関係ない人にまで他人のメールアドレスを教えてしまうことになりかねません。
そこで一括送信メールで重宝するのがＢＣＣと呼ばれる「ブラインド・カーボン・コピー」です。
これはお互いのメールを受け取った人が、自分以外の誰に送信されたかがわからないような形で送れる一括送信方法です。使い方は簡単で、ふつうならメールソフトで「宛先」欄に記入するアドレスを「ＢＣＣ」欄に入力すればいいだけのこと。もちろん半角のカンマで区切って、いくつも指定できます。
それだけのことなんですが、実はメールソフトシェア率ナンバーワンのOutlookでは、標準ではこのＢＣＣ欄が表示されていないんです。表示させるためには、メール作成画面のメニューバーから「表示」を選び、いちばん上にある「すべてのヘッダー」というのを選択して、チェックマークを入れればＯＫです。そうすると「ＣＣ」と「件名」の間にBCC欄が現れたはずです。
ＢＣＣで送信する場合の注意ですが、メールソフトによっては「宛先」欄が未記入だと送信を受け付けてくれないことがあります。その場合は、自分のメールアドレスを記入しておくのが一般的です
あと「ＣＣ」についてですが、これは「カーボン・コピー」の略で、同じ内容を別の人にも参考までに送ってますよという意味の同報メールです。ビジネスの場面だとよく使うんですが、たとえばなにかで苦情のメールを出すとします。その場合、直接の担当者を「宛先」にして、「ＣＣ」にその上司のアドレスを入れておく。そうすると、苦情の内容は上司にも伝わるわけで、担当者の怠慢で処理が遅れるのを防ぐことにもなります。
自分が「宛先」で受け取ったのか「ＣＣ」で受け取ったのかは、メールソフト上でちゃんとわかります。「ＣＣ」で来たメールは目を通すだけで、基本的には返事を出す必要はないということになっています。